¿Qué es un diagrama de Gantt?

Muchas personas nunca han oído hablar de un Gantt, sin embargo es algo de gran utilidad, ya que el diagrama de Gantt es una herramienta que se utiliza para organizar y al mismo tiempo programar determinadas tareas en un tiempo específico.

Un diagrama de Gantt se usa para planear ciertos proyectos sin importar el tamaño. De igual manera, nos permite a ver tanto las fechas de inicio como las de finalización de cualquier proyecto manteniendo una vista bastante simple.

En los diagramas de Gantt podemos notar de manera fácil lo siguiente:

  • La fecha donde comenzó nuestro proyecto.
  • Las tareas que se deben realizar dentro del proyecto.
  • Quién está trabajando en cada tarea.
  • El tiempo de inicio y final de las tareas establecidas.
  • La duración de cada una de las tareas.
  • La fecha donde culmina nuestro proyecto.

En la actualidad, gran parte de los diagramas de Gantt comienzan por medio de Excel o en cualquier caso con algún software para gestión de proyectos, que en ocasiones se  denomina como software de diagramas de Gantt.

Programas para generar diagramas Gantt

Cuando los ordenadores implantaron nuevas maneras para trabajar, la mayoría de los gerentes encargados de proyectos descubrieron que si creaban y actualizaban sus diagramas Gantt tenían la posibilidad de ahorrar tiempo creando y actualizando su software.

El programa Gantt chart, el cual también es conocido como software de organización de proyectos, se creó para que el proceso fuera más automático y al mismo tiempo tolerar los requerimientos más avanzados de Gantt, como por ejemplo desarrollar dependencias de las  tareas, agregar algunos logros o en cualquier caso identificar cual es la ruta más crítica que tiene un proyecto.

La mayoría de los  gerentes de proyectos usaban de manera tradicional software de escritorio particulares como el caso de Microsoft Project y aún el día de hoy muchas personas lo continúan haciendo.

No obstante, actualmente el software Gantt chart se ha ido moviendo de una forma lineal y con esto le ha permitido a toda persona desarrollar gráficos y también planes para proyectos de Gantt.

No cabe duda de que el programa para gestión de proyectos ha venido mejorando drásticamente la manera en la que trabajan cada uno de los equipos.

Dicho software de Gantt es el más apropiado para el uso de un gerente al que le fascine la planificación de proyectos de forma individual, sin tener ninguna necesidad de compartir la planificación de manera sencilla. Al igual que en la administración de los proyectos que se realizan utilizando Excel o inclusive el Word, el programa de Gantt chart para escritorio facilita una versión que en este caso es local sería por licencia de consumidor.

Se hace difícil compartir grandes tamaños de archivo de Gantt o de plan sin la integración empresarial de un compartimiento compartido como SharePoint. Incluso con SharePoint otras personas con las que desee compartir el archivo también requieren la licencia de escritorio del software de planificación, lo que puede aumentar aún más los costes.

La administración de proyectos en línea o el programa de Gantt respaldan la facilidad de compartir y la planificación colaborativa de proyectos y todo gracias a que dicho software se encuentra 100% online, cualquiera que invites no solo tiene la posibilidad de ver nuestra planificación de proyecto, también puede actualizar las tareas y además asociar diversos archivos de manera directa a los trabajos que estamos realizando.

En última instancia, la mayoría de las personas considera que la decisión de moverse en línea con su planificación de proyectos y diagramas de Gantt es algo totalmente obvio, ya que los aumentos de productividad superan con creces los dolores de cabeza de las formas de trabajo de escritorio más antiguas.

¿Quién usa un diagrama Gantt?

En la actualidad todas las personas pueden usar el diagrama de Gantt con el fin de permitirles contar con una mejor visualización de las tareas a realizar.

Esto se debe a que ahora la parte difícil la hacen los algoritmos del ordenador cualquiera puede simplemente crear una lista de trabajo sencilla y agregar las fechas donde comenzó y terminó el proyecto, entonces el programa realiza el trabajo inmediatamente, es decir, va a mostrar cada una de sus tareas a medida que transcurre el tiempo.

El diagrama Gantt se ha convertido en una herramienta  muy efectiva, en especial para los siguientes roles:

  • Gerentes de proyecto.
  • Gerentes Generales.
  • Guías de equipos.
  • Administradores de operaciones.
  • Gerentes de programación.
  • Gestores de trabajo.
  • Administradores del área de marketing.

Anteriormente, los denominados diagramas de Gantt solamente eran herramientas exclusivas para el uso de los administradores de proyectos formados de manera formal. Estas personas realizaban la planificación de ciertos proyectos a largo plazo tales como construcción, fabricación, informática, entre otros.

Si bien todavía se consideraba competencia de los directores de proyecto, en la actualidad y gracias a la gran variedad de ofertas de programas para la gestión de proyectos determinados y a su vez gráficos de Gantt, se podría encontrar a cualquiera que esté utilizando gráficos de Gantt en línea.

Anteriormente un proyecto contaba solamente con un administrador de proyectos que  ejercía como líder en un único equipo para realizar un proyecto determinado, hoy en día son muchas las personas que se encuentran dentro de la organización las que administran los proyectos por medio de variados equipos.

Actualmente existen ocasiones en donde los equipos necesitan organizar algunas tareas y a su vez gestionar recursos en distintos proyectos para múltiples equipos. Es necesario que nos aseguremos que las herramientas utilizadas en los diagramas Gantt admitan la buena gestión  de recursos, entre otros.

¿Qué beneficios nos ofrece el software de Gantt online?

La gran mayoría de las personas tienen como costumbre crear algunas listas de las tareas a realizar generalmente en Excel o en algún otro programa que permita el uso de las hojas de cálculo.

Los usos que nos ofrece un diagrama Gantt son muchos, a continuación mostramos solo algunos de estos:

  • Planear e iniciar proyectos.
  • Plantear y a su programar tareas.
  • Organizar y programar algunas tareas por medio de varios proyectos.
  • Percibir tareas durante mucho tiempo.
  • Ofrecer la colaboración estando en equipo.
  • Programar todo el trabajo que deben realizar los equipos.
  • Entre otras.

Plantillas Gratis para hacer Diagramas Gantt

diagrama gantt
Pincha en la imagen para descargar

 

Herramientas gratis que existen

Smartsheet

smartsheet pantallazo

Usado para asignar tareas, hacer seguimiento del progreso de proyectos, coordinar horarios, compartir documentos y gestionar otras tareas.

Está de manera gratuita, dispones de plantillas del diagrama de Gantt desarrolladas en excel. Da la posibilidad de usar plantillas pre-elaboradas o de crear plantillas al gusto.

Además nos instruyen muy detalladamente sobre el cómo usarlas sacando el mayor provecho de ellas.

TaskJuggler

Cubre el espectro completo de realizar diagramas Gantt desde su concepción hasta su finalización.

El balanceador de recursos y examinador de consistencias remueve la responsabilidad de tener que preocuparse por detalles irrelevantes, anunciando con alarmas en el caso en que el proyecto se salga de los parámetros fijados, es muy detallista, esto lo hace ideal para trabajar en programación extrema y manejo de proyectos ágiles.

Es perfecto para los más exigentes y para aquellos proyectos que demandan la mayor profesionalidad.

Gantt Project Uptodown

Herramienta de código abierto creada con la finalidad de realizar representaciones esquemáticas de distribución de las tareas de un proyecto a lo largo del tiempo, tales como en la construcción de una vivienda.

También se puede distribuir por personas o recursos, dando libertad de participación a varios integrantes y definir fechas específicas. Es una herramienta muy completa y de fácil descarga.

OpenProj

Una herramienta muy completa, con múltiples funciones en la que una de las más destacadas es la posibilidad de hacer diagramas de Gantt, dispone de diferentes funcionalidades tales como calendario, importación de documentos MS Projec y exportación en PDF.

En comparación a las diferentes herramientas que estamos mostrando en este artículo tiene varias limitaciones tales como crear informes, creación de tareas, vistas detalladas entre otras.

Collabtive

Está herramienta permite diagramar proyectos por tareas, hitos, archivos relacionados y mensajes, pudiendo llevarse control del tiempo trabajado tarea por tarea.

Su lenguaje de programación principal es PHP5 con elementos AJAX en la interfase de usuario que le convierten en una estupenda aplicación de internet. El diagrama de Gantt solo está disponible en inglés pero es genial para los fanáticos de Basecamp.

Projecthq

Herramienta colaborativa para el manejo de proyectos de código abierto que hasta cierto punto está basado en activeCollab y basecamp. Construído sobre Python, SQLAlchemy y Pylons con base de datos independiente. Configurable manualmente mediante CSS.

Gantt PV

Muy bueno, multiplataforma y gratuito, creado por Pureviolet, nada complicado y muy simple. Funciona con Windows, Mac OS o Linux. Requiere menos espacio que el promedio de aplicaciones destinadas a este propósito.

Clocking IT

Herramienta de gestión gratuita de proyectos y tareas en red, gracias a sus capacidades para administrar tiempo y tareas, resulta genial a la hora de tener que trabajar en equipo. Disponible en catorce idiomas que incluyen el español.

GanttProject

Permite agendar tareas simultáneas y administrar recursos a través de carga de recursos, aunque no maneja el tiempo en horas sino en días y tampoco incluye el flujo de efectivo, mensajes y documentos.

Jerarquiza tareas, dependencias y permite hacer diagrama de carga de recursos. Se puede guardar, comparar posteriormente y generar diagrama de PERT aparte do otras opciones.

Está disponible en más de 20 idiomas; en modalidad de escritorio que funciona con Mac OS, Windows o Linux.

 

 

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