¿Qué es un diagrama de Gantt?

Muchas personas nunca han oído hablar de un Gantt, sin embargo es algo de gran utilidad, ya que el diagrama de Gantt es una herramienta que se utiliza para organizar y al mismo tiempo programar determinadas tareas en un tiempo específico.

Un diagrama de Gantt se usa para planear ciertos proyectos sin importar el tamaño. De igual manera, nos permite a ver tanto las fechas de inicio como las de finalización de cualquier proyecto manteniendo una vista bastante simple.

En los diagramas de Gantt podemos notar de manera fácil lo siguiente:

  • La fecha donde comenzó nuestro proyecto.
  • Las tareas que se deben realizar dentro del proyecto.
  • Quién está trabajando en cada tarea.
  • El tiempo de inicio y final de las tareas establecidas.
  • La duración de cada una de las tareas.
  • La fecha donde culmina nuestro proyecto.

En la actualidad, gran parte de los diagramas de Gantt comienzan por medio de Excel o en cualquier caso con algún software para gestión de proyectos, que en ocasiones se  denomina como software de diagramas de Gantt.

Programas para generar diagramas Gantt

Cuando los ordenadores implantaron nuevas maneras para trabajar, la mayoría de los gerentes encargados de proyectos descubrieron que si creaban y actualizaban sus diagramas Gantt tenían la posibilidad de ahorrar tiempo creando y actualizando su software.

El programa Gantt chart, el cual también es conocido como software de organización de proyectos, se creó para que el proceso fuera más automático y al mismo tiempo tolerar los requerimientos más avanzados de Gantt, como por ejemplo desarrollar dependencias de las  tareas, agregar algunos logros o en cualquier caso identificar cual es la ruta más crítica que tiene un proyecto.

La mayoría de los  gerentes de proyectos usaban de manera tradicional software de escritorio particulares como el caso de Microsoft Project y aún el día de hoy muchas personas lo continúan haciendo.

No obstante, actualmente el software Gantt chart se ha ido moviendo de una forma lineal y con esto le ha permitido a toda persona desarrollar gráficos y también planes para proyectos de Gantt.

No cabe duda de que el programa para gestión de proyectos ha venido mejorando drásticamente la manera en la que trabajan cada uno de los equipos.

Dicho software de Gantt es el más apropiado para el uso de un gerente al que le fascine la planificación de proyectos de forma individual, sin tener ninguna necesidad de compartir la planificación de manera sencilla. Al igual que en la administración de los proyectos que se realizan utilizando Excel o inclusive el Word, el programa de Gantt chart para escritorio facilita una versión que en este caso es local sería por licencia de consumidor.

Se hace difícil compartir grandes tamaños de archivo de Gantt o de plan sin la integración empresarial de un compartimiento compartido como SharePoint. Incluso con SharePoint otras personas con las que desee compartir el archivo también requieren la licencia de escritorio del software de planificación, lo que puede aumentar aún más los costes.

La administración de proyectos en línea o el programa de Gantt respaldan la facilidad de compartir y la planificación colaborativa de proyectos y todo gracias a que dicho software se encuentra 100% online, cualquiera que invites no solo tiene la posibilidad de ver nuestra planificación de proyecto, también puede actualizar las tareas y además asociar diversos archivos de manera directa a los trabajos que estamos realizando.

En última instancia, la mayoría de las personas considera que la decisión de moverse en línea con su planificación de proyectos y diagramas de Gantt es algo totalmente obvio, ya que los aumentos de productividad superan con creces los dolores de cabeza de las formas de trabajo de escritorio más antiguas.

¿Quién usa un diagrama Gantt?

En la actualidad todas las personas pueden usar el diagrama de Gantt con el fin de permitirles contar con una mejor visualización de las tareas a realizar.

Esto se debe a que ahora la parte difícil la hacen los algoritmos del ordenador cualquiera puede simplemente crear una lista de trabajo sencilla y agregar las fechas donde comenzó y terminó el proyecto, entonces el programa realiza el trabajo inmediatamente, es decir, va a mostrar cada una de sus tareas a medida que transcurre el tiempo.

El diagrama Gantt se ha convertido en una herramienta  muy efectiva, en especial para los siguientes roles:

  • Gerentes de proyecto.
  • Gerentes Generales.
  • Guías de equipos.
  • Administradores de operaciones.
  • Gerentes de programación.
  • Gestores de trabajo.
  • Administradores del área de marketing.

Anteriormente, los denominados diagramas de Gantt solamente eran herramientas exclusivas para el uso de los administradores de proyectos formados de manera formal. Estas personas realizaban la planificación de ciertos proyectos a largo plazo tales como construcción, fabricación, informática, entre otros.

Si bien todavía se consideraba competencia de los directores de proyecto, en la actualidad y gracias a la gran variedad de ofertas de programas para la gestión de proyectos determinados y a su vez gráficos de Gantt, se podría encontrar a cualquiera que esté utilizando gráficos de Gantt en línea.

Anteriormente un proyecto contaba solamente con un administrador de proyectos que  ejercía como líder en un único equipo para realizar un proyecto determinado, hoy en día son muchas las personas que se encuentran dentro de la organización las que administran los proyectos por medio de variados equipos.

Actualmente existen ocasiones en donde los equipos necesitan organizar algunas tareas y a su vez gestionar recursos en distintos proyectos para múltiples equipos. Es necesario que nos aseguremos que las herramientas utilizadas en los diagramas Gantt admitan la buena gestión  de recursos, entre otros.

¿Qué beneficios nos ofrece el software de Gantt online?

La gran mayoría de las personas tienen como costumbre crear algunas listas de las tareas a realizar generalmente en Excel o en algún otro programa que permita el uso de las hojas de cálculo.

Los usos que nos ofrece un diagrama Gantt son muchos, a continuación mostramos solo algunos de estos:

  • Planear e iniciar proyectos.
  • Plantear y a su programar tareas.
  • Organizar y programar algunas tareas por medio de varios proyectos.
  • Percibir tareas durante mucho tiempo.
  • Ofrecer la colaboración estando en equipo.
  • Programar todo el trabajo que deben realizar los equipos.
  • Entre otras.

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