El Proceso Administrativo

Tanto el proceso administrativo como todo lo que este engloba son de mucha relevancia para las empresas y su sistema de toma de decisiones.

Etapas del proceso administrativo

Primero tenemos la etapa de planeación, mediante la cual se siguen una serie de pasos que van desde investigar tanto el entorno como lo interno de la entidad haciendo uso de las 5 Fuerzas de Porter y del análisis FODA (DAFO) que son herramientas diseñadas para tal fin, pasando por la planeación de las políticas y estrategias, definición de propósitos hasta llegar a la definición de cuáles son las acciones que se deben cumplir en el futuro inmediato, en el medio y largo plazo.

Es necesario plantearse una serie de interrogantes antes, como “que es lo que se va a hacer”, “que dirección es la que hay que seguir”, “cuáles son los objetivos concretos a alcanzar”, “que hay que hacer para alcanzarlos”, “quien debe hacerlo, cuando y como”.

Es una etapa que por la relevancia que representa conlleva a que las funciones sean ejercidas por el cuerpo administrativo de la entidad, ya que aquí se estarán definiendo las metas de la organización, el desarrollo de las estrategias que conlleven al cumplimiento de estas y llevar a cabo toda la planificación que es primordial para coordinar las diversas actividades que previamente han sido definidas de manera objetiva.

Proceso planificación

Las actividades más importantes dentro del proceso de planificación son:

  • Pre establecer objetivos y metas que han de cumplirse en un periodo de tiempo especifico.
  • La estrategia definida debe contar con métodos y técnicas específicos.
  • Anticiparse y tener soluciones a los posibles problemas que se puedan presentar.
  • Tener bien claros, explicar lo suficiente y definir los objetivos.
  • Establecer claramente las condiciones de trabajo.
  • Seleccionar y nombrar cuales son la tareas que se deben ejecutar para lograr los objetivos.
  • Crear un plan general de logros haciendo énfasis en nuevas formas de hacer el trabajo.
  • Dejar claramente definido cuales son los métodos, las políticas y los procedimientos de desempeño.
  • Hacer las modificaciones de los planes, en función de los resultados del control.

Proceso de organización

La organización y su función medular es emitir equitativamente todos los recursos disponibles (humanos, materiales y financieros), mediante una serie de normas y pautas que deben ser conocidas y respetadas por todos los que hacen vida en la entidad.

La organización permite que el trabajo de todos sea la herramienta primordial para alcanzar las metas de la entidad, en esta etapa se deben fijar las tareas que hay que hacer, quien las va a ejecutar, en qué nivel se toman las decisiones y a quien se le deben reportar los resultados.

Las aptitudes físicas e intelectuales de cada individuo que forma parte de la entidad, es lo que determina la función que va a desempeñar cada quien, de esta forma se garantiza una alta satisfacción con un gasto mínimo.

Cuáles son las actividades más relevantes de la organización

  • La selección cuidadosa de cada trabajador para los diversos puestos disponibles.
  • Hacer una subdivisión de las tareas, en unidades operativas.
  • Definir para cada sector una facultad administrativa.
  • Dotar a cada sector de los recursos y materiales necesarios.
  • Acumular en puestos de trabajo por área, las obligaciones operativas.
  • Establecer claramente el perfil de cada puesto.
  • Proporcionar los recursos y demás facilidades personales.
  • Ajustar lo necesario en función a los resultados de control.

Proceso de dirección

A través de la dirección se llevan a cabo la ejecución de los planes, pero también la motivación y la comunicación deben fluir muy bien para poder alcanzar con éxito los objetivos trazados por la empresa y por supuesto la supervisión es vital para determinar que se está cumpliendo o no y que hace falta para conseguir que todos remen en la misma dirección.

Aquí es necesaria la figura de un buen gerente que esté preparado para la toma de diversas decisiones, conducir a las distintas áreas de trabajo a su cargo, instruir, influenciar y apoyar en todo lo necesario.

La dirección debe buscar la manera de que cada equipo que ya cuenta con las herramientas y las normas necesarias, tenga la motivación que lo dirija hacia el cumplimiento de los objetivos, de hecho, se puede ejercer mediante la motivación, el liderazgo y la comunicación.

Estas son las actividades más relevantes en la dirección

  • Mantener al personal motivado
  • Dar al empleado una remuneración acorde al trabajo desempeñado
  • Tomar en cuenta las necesidades del empleado
  • Que la comunicación sea buena, entre los diversos sectores laborales
  • Que el proceso de toma de decisiones sea participativo
  • Ejercer la influencia para lograr que den lo mejor de cada uno
  • Facilitar la capacitación de los empleados para que puedan tener herramientas y desarrollen todo su potencial
  • Reconocer constantemente el esfuerzo en el trabajo del personal
  • Reajustar los esfuerzos de la dirección en función a las resultas del control

Proceso de control

El control, permite determinar cómo ha sido el desarrollo general de la empresa y de alguna manera garantizar que va por el camino correcto para alcanzar el éxito esperado, esta etapa necesita de profesionalidad y la mayor transparencia posible.

Mediante el control es posible determinar los momentos de altas y bajas de la empresa, lo cual y al mismo tiempo, permite hacer las correcciones que sean necesarias para fortalecer y mejorar los puntos más débiles.

Mediante el control se miden y comparan los resultados obtenidos con los planificados a la hora de conseguir mejoras constantes, gracias al seguimiento centrado en corregir las distintas desviaciones que en el camino sean detectadas, al comparar objetivos versus resultados se determinan las acciones a seguir para mantener la ruta originalmente trazada y llegar al cumplimiento de las metas.

Las actividades que destacan en la etapa de control son:

  • Hacer seguimiento, evaluar y analizar los resultados
  • Hacer un contraste de estos resultados con estándares de desempeño
  • Compararlos con los objetivos originalmente establecidos
  • Indicar las acciones para corregir todas las que sean necesarias
  • Aplicar medios eficientes para medir la operatividad
  • Informar a todos cuáles serán los métodos de medición

Un proceso administrativo bien llevado, donde se cumplan las normas, actividades y políticas de cada etapa, garantiza una adecuada previsión de los hechos por venir y el correcto uso y control de los recursos.

Deja un comentario